Regler og booking

REGLER OG BOOKING

 

 

Sådan lejer du fælleslokalet

Før du henvender dig til den fælleslokaleansvarlige bedes du læse reglerne for leje af fælleslokalet (hele denne side) og tjekke fælleslokalets kalender på lauritz.dk for at se om fælleslokalet er ledigt den ønskede dato. Bemærk dog, at udlejninger først bekræftes og noteres i den officielle kalender efter modtagelse af underskrevet lejekontrakt og leje. Således kan en dato godt stå ledig i kalenderen, selvom den midlertidigt er reserveret. Derfor kan man aldrig gøre krav på en dato selvom den står ledig i kalenderen og derfor skal der ved første henvendelse altid spørges til ledigheden af den ønskede dato.

 

Det er kun muligt at leje fælleslokalet fredag og lørdag med undtagelse af nytårsaften, hvis denne falder på en hverdag eller søndag. Det er kun muligt at leje fælleslokalet én gang pr. weekend. Fælleslokalet kan ikke lejes i uge 51 og 52 med undtagelse af nytårsaften. Fælleslokalet kan maksimalt lejes tre måneder ud i fremtiden.

 

Efter du har læst reglerne for leje af fælleslokalet (hele denne side) og tjekket fælleslokalets kalender for ledighed den ønskede dato kan fælleslokalet lejes ved at skrive en mail til den fælleslokaleansvarlige (Jannick, 7.1.4) på festlokale@lauritz.dk. I mailen skal fremgå hvilken dato man ønsker at benytte fælleslokalet og hvad lokalet skal benyttes til (fest, familiesammenkomst osv.). Ligeledes skal fremgå lejers fulde navn, lejlighedsnummer samt telefonnummer.

 

Fælleslokalet bliver midlertidigt reserveret hvis datoen er ledig. Herefter skal man aflevere en underskrevet lejekontrakt og betale lejen inden for en uge. Gøres dette til tiden er fælleslokalet endeligt reserveret. I tilfælde af at tidsfristen ikke overholdes slettes den midlertidige reservation og fælleslokalet står ledigt for andre beboere den pågældende dato/weekend. Lejekontrakten sendes til lejer efter henvendelse og skal herefter printes, underskrives og afleveres i Jannicks postkasse (7.1.4).

 

Nøglerne til fælleslokalet lægges i lejers postkasse senest aftenen før datoen for leje af fælleslokalet såfremt depositum á 500 kr. er overført til Jannick forinden.

Nøglerne skal afleveres retur i Jannicks postkasse (7.1.4) senest klokken 18.00 dagen efter arrangementet. Ligeledes skal udfyldt checkliste for rengøring afleveres i Troels’s postkasse (7.3.4) eller sendes til festlokale@lauritz.dk senest klokken 18.00 dagen efter arrangementet. Hvis nøgler og checkliste afleveres for sent bliver der trukket af depositummet. Checklisten til rengøring kan downloades her.

 

Den fælleslokaleansvarlige eftertjekker om alt på checklisten er udført og om der er sket skader, der ikke er blevet oplyst. Dette gøres hurtigst muligt efter modtagelsen af nøglerne, dog må lejer beregne nogen behandlingstid da det er frivilligt arbejde. Fælleslokaleansvarlige vurderer om fælleslokalet er leveret tilbage i ordentlig stand og konstaterer mangler, som vil blive trukket fra depositummet. Depositummet vil herefter blive tilbagebetalt sammen med en evt. forklaring på hvorfor der er trukket af depositummet. Bemærk, at der som minimum bliver trukket 50 kr. fra depositummet hvis noget ikke er i orden. Er der tale om erstatningssager, vil depositummet blive tilbageholdt og sagen vil blive videregivet til bestyrelsen, der beslutter om erstatningen skal overstige depositummets størrelse.

 

Praktisk omkring leje af fælleslokalet

Det koster 350 kr. at leje fælleslokalet og det lejes for 32 timer, enten fra fredag klokken 10.00 til lørdag klokken 18.00, eller fra lørdag klokken 10.00 til søndag klokken 18.00. I dette tidsrum skal arrangementet være afholdt og rengøringen udført. Klargøring af lokalet kan dog ske fra man får udleveret nøglerne. Uanset dagen for arrangementet skal arrangementet lukke senest kl. 24:00 af hensyn til andre beboere på kollegiet.

 

Ud over de 350 kr. i leje skal der lægges et depositum på 500 kr. til at dække evt. mangler i forbindelse med rengøringen eller hvis noget er gået i stykker under lejeperioden. En udlejning bekræftes først endeligt når leje (350 kr.) samt underskrevet lejekontrakt er afleveret til den fælleslokaleansvarlige (Jannick, 7.1.4). Depositum overføres senest i løbet af dagene op til arrangementet for at få udleveret nøglerne, men kan også overføres samtidig med lejen. Betaling af leje og depositum sker via MobilePay eller ved bankoverførsel. Kontant betaling modtages ikke.

 

Regler i forbindelse med leje af fælleslokalet

Fælleslokalet udlejes kun til beboere på Kollegiet på Lauritz Sørensens Vej. Fælleslokalet må ikke videreudlejes til andre. Lejeren af fælleslokalet skal altid være til stede under lejeperioden og er ansvarlig for alle eventuelle skader forvoldt under lejeperioden.

 

Alle arrangementer og fester skal lukke senest kl. 24:00 af hensyn til andre beboere på kollegiet.

(Dette tiltag er blevet besluttet af bestyrelsen efter samtaler med beboerne lige under fælleslokalet. I forhold til fester så foreslås det derfor, at man ser lokalet som et sted, hvor man kan holde forfest og så f.eks. tager videre i byen kl. 24:00)

 

Det er et krav at arrangementet varsles med opslag i samtlige opgange (3-5-7-9-11-13) og i kollegiets Facebook-gruppe, Kollegiet på Lauritz Sørensens Vej (det skal være i Facebook-gruppen, IKKE på Facebook-siden). Opslagene skal hænges op på opslagstavlerne i opgangene og skrives i Facebook-gruppen SENEST mandagen før arrangementet. Af opslaget skal det fremgå om arrangementet er åbent eller lukket for kollegiets øvrige beboere. Der skal anføres både ugedag (fredag eller lørdag) og dato for arrangementet. Opslagene skal skrives på både dansk og engelsk. Der bliver trukket af depositummet, hvis opslagene kommer for sent op eller slet ikke bliver sat op, eller hvis opslagene er mangelfulde i information om arrangementet. Der bliver ligeledes trukket af depositummet hvis opslagene ikke bliver taget ned fra opgangenes opslagstavler igen senest mandagen efter arrangementet.

 

Fælleslokalet kan rumme 70 mennesker og det er af brandsikkerhedsmæssige årsager derfor ikke tilladt at være flere. Af brandsikkerhedsmæssige årsager er det også strengt forbudt at overnatte i lokalerne.

 

Rengøringen af lokalerne skal udføres ud fra proceduren på checklisten. Det er meget vigtigt at checklisten udfyldes UNDER rengøringen. Er den ikke fulgt eller afleveres den ikke bliver der trukket af depositummet. Kan noget på checklisten ikke udføres, skal dette noteres på checklisten. Fx skal man ikke krydse af at man har fulgt vejledningen for gulvvask, hvis man ikke har benyttet det anviste antal mopper. Derimod skal årsagen angives. På checklisten skal der også angives hvis noget er gået i stykker under lejen. Checklisten downloades her.

 

Værd at vide under leje af fælleslokalet

Der er indgang til fælleslokalet fra både opgang 5 og 9. Det anbefales at lukke gæster ind i opgang 9, da der fra dørtelefonen i opgang 9 kan ringes på hos ”festlokalet” til telefonen i fælleslokalets køkken.

 

Ved baren er der opsat en støjalarm, som registrerer både støjen fra musikken og generelt i lokalet. Hvis lydniveauet befinder sig i det røde felt for længe vil anlægget slå fra og der skal skrues ned for musikken for at kunne tænde igen. Derfor må man som udgangspunkt heller ikke stille sit eget anlæg op eller have livemusik, da man derved ikke kan kontrollere støjen.

Vinduer og døre skal holdes lukkede så længe der spilles høj musik eller der er et højt støjniveau. Er der behov for udluftning kan ventilationen tændes (sidder i det store lokale på væggen ud mod gården) eller støjen dæmpes til et minimum mens der luftes ud. Åbnes vinduerne i fælleslokalet samtidig med at der er højt støjniveau vil det fulde depositum á 500 kr. ikke blive betalt tilbage. Støjmåleren er ikke en erstatning for god pli men en hjælp til at holde et respektabelt lydniveau. Det vil sige: hvis der modtages klager/opfordringer fra naboer om at dæmpe musikken/støjen, skal dette gøres efter bedste evne.

 

Det er tilladt at ryge i fælleslokalerne, og det er derfor op til lejeren at beslutte om der skal ryges. Hvis man ikke ønsker rygning i lokalerne under arrangementet anbefales det at lave et rygerum i fx køkkenet for at skåne beboerne i opgang 5 og 9 for folk der render op og ned.

 

 

 

 

 

 

 

 

Sidst opdateret 17. august 2017

 

 

Copyright © All Rights Reserved